Verwalterwechsel - So läuft es richtig

von Gregor Murek, 01. September 2020

Es kommt vor, dass Immobilieneigentümer mit ihrer eingesetzten Hausverwaltung unzufrieden sind. Erreichen uns vor diesem Hintergrund Auftragsanfragen, stellen wir immer wieder fest, dass trotz aller Verärgerung auch Verunsicherung hinsichtlich eines Verwaltungswechsels besteht. Die Gründe dafür sind nach unserer Beobachtung eine Reihe von verschiedenen Wechselhemmnissen, die von den Eigentümern subjektiv als so groß empfunden werden, dass sie der amtierenden Hausverwaltung immer wieder Aufschub zur Besserung gewähren, statt eine konsequente Veränderung bei der Objektbetreuung herbeizuführen.

Wechselhemmnisse - Darum scheuen Eigentümer einen Verwaltungswechsel

  • vertragliche Bindungsfrist (die vereinbarte Festlaufzeit macht eine zeitnahe Kündigung der Verwaltung nicht ohne weiteres möglich)
  • Unsicherheit im Hinblick auf gesetzliche und vertragliche Rahmenbedingungen (die Beendigung der Verwaltertätigkeit ist an rechtliche Vorgaben gebunden)
  • Verlust von bekannten Ansprechpartnern (jahrelang gewachsene, persönlich gefärbte Geschäftsverhältnisse gestalten einen klaren Schnitt schwierig)
  • Zeitaufwand im Zusammenhang mit der Suche nach alternativen Dienstleistern und anschließenden Vertragsverhandlungen
  • Gefühl der Überforderung bei der Durchführung des Übergangs (die neue Hausverwaltung stellt komplexe Detailfragen zum Objekt, die Sie nicht beantworten können)
  • Gefahr der Enttäuschung des Vertrauensvorschusses (die neue Hausverwaltung hält ihr Leistungsversprechen nicht ein und schafft mehr Probleme als zuvor)
  • Veränderungen im Reporting und in der Kommunikation (die neue Hausverwaltung stellt anders aufgebaute Zahlenwerke bereit, die Verständnisprobleme verursachen)

Kein Grund zur Sorge - Wir leisten volle Unterstützung

Die vorgenannten Befürchtungen sind nachvollziehbar, lassen sich allerdings mit einer erfahrenen und serviceorientierten Hausverwaltung aus der Welt schaffen. Wir erklären Ihnen, welche rechtlichen Grundlagen zu beachten und welche organisatorischen Vorbereitungsmaßnahmen zu ergreifen sind, um den Verwalterwechsel sicher und effizient abzuwickeln.

Ihre Möglichkeiten, wenn Zusagen leere Versprechungen bleiben

Bessert sich die beauftragte Hausverwaltung trotz wohlwollender Gespräche und mehrfacher Zugeständnisse nicht nachhaltig, bleibt Ihnen als Ausweg praktisch nur noch, sich nach einem neuen Immobiliendienstleister umzusehen.

Versuchen Sie es zunächst im Guten mit einer einvernehmlichen Vertragsaufhebung. Denn häufig empfindet die beauftragte Hausverwaltung die Geschäftsbeziehung ebenfalls als Belastung und ist unter Umständen nicht abgeneigt, den Auftrag oder die Bestellung durch eine gütliche Trennung vorzeitig aufgeben zu können.

Ihre weiteren Möglichkeiten, die Verwaltung zu wechseln, hängen maßgeblich von der vorliegenden Verwaltungsart ab. Grundsätzlich ist zwischen der Mietverwaltung (Verwaltung von Miet- und Pachtobjekten, einschließlich Sondereigentum, im Auftrag des Objekteigentümers) und der WEG-Verwaltung (Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft) zu unterscheiden.

Während der Wechsel einer Mietverwaltung verhältnismäßig einfach ist (hier genügen die fristgerechte oder fristlose Kündigung des bestehenden Vertragsverhältnisses und der Abschluss eines neuen Verwaltervertrages), ist beim Wechsel einer WEG-Verwaltung nicht ausschließlich der Verwaltervertrag relevant, sondern sind zusätzlich das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und die jeweilige Teilungserklärung zu beachten.

Der Wechsel einer Mietverwaltung

In aller Regel liegt der Verwaltertätigkeit ein schriftlicher Vertrag zugrunde, der eine bestimmte Gültigkeitsdauer sowie Kündigungsfristen und Verlängerungszeiträume bei Versäumnis der Kündigungsfristen vorsieht. Haben Sie den Entschluss gefasst, die Tätigkeit der Verwaltung beenden zu wollen (laufzeitgebunden oder sofort), sollte sich Ihr Blick zunächst auf die entsprechenden Paragraphen des Verwaltervertrages richten.

Stellt sich bei der Prüfung heraus, dass eine ordentliche (fristgerechte) Kündigung kurzfristig nicht möglich ist, weil z. B. das Ende der Mindestlaufzeit noch in weiter Ferne liegt oder die Nichteinhaltung der Kündigungsfrist gerade eine automatische Vertragsverlängerung ausgelöst hat, kann eine außerordentliche (fristlose) Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB) in Betracht kommen. Dabei muss die Kündigung der Verwaltung innerhalb von 14 Tagen ab Kenntnis des wichtigen Grundes ausgesprochen werden. Handelt es sich weniger um eine erhebliche Pflichtverletzung, sondern mehr um viele kleine Fehler, die im Einzelfall keinen gravierenden Grund zur fristlosen Kündigung darstellen würden, sollten diese stets innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden abgemahnt werden. Treten die angezeigten Verstöße wiederholt auf, besteht eine Berechtigung zur fristlosen Kündigung.

Sollte der Verwaltervertrag zeitlich befristet sein und nach einem bestimmten Zeitraum enden, ohne dass es einer Kündigung bedarf, ist das einfache Auslaufenlassen des Vertrages möglich. Diese Vertragsart kommt in der Praxis jedoch selten vor.

Keine Kündigung ohne Alternative

Sofern Sie die Verwaltung anschließend nicht selbst übernehmen, sollten Sie schon vor der Kündigung Gespräche mit einem Nachfolger führen und sich ggf. mit einem Optionsvertrag absichern, um einen lückenlosen Übergang zu gewährleisten. Andernfalls kann ein gefährliches Bewirtschaftungsvakuum entstehen. Bereits ein Monat ohne Überwachung des Zahlungsverkehrs oder Vermietungsaktivitäten kann der Wirtschaftlichkeit Ihrer Immobilie schaden. Die Notwendigkeit zur Verhinderung eines (wechselbedingten) Verwaltungsausfalls besteht umso dringender, je größer das betreffende Objekt ist. Die rechtzeitige Akquise einer neuen Verwaltung verspricht Ihnen zudem mehr Sicherheit bei der Abwicklung des Verwaltungswechsels. Verfügt Ihr ausgewählter Dienstleister über genügend Erfahrung, wird er den Wechsel nicht nur beratend begleiten, sondern proaktiv umsetzen.

Der Wechsel einer WEG-Verwaltung

Das Wohnungseigentumsgesetz macht den Wechsel der Verwaltung komplizierter. Dieses Gesetzeswerk gliedert den Verwaltungsabtausch in zwei rechtlich eigenständige Vorgänge, die von den Eigentümern jeweils mehrheitlich beschlossen werden müssen: Zum einen ist dies die Beendigung der im Grundbuch eingetragenen Verwalterbestellung (durch Abberufung) und zum anderen die Beendigung des Verwaltervertrages zwischen der Wohneigentümergemeinschaft und der Verwaltung (durch Kündigung).

Diese zwei Rechtsakte können nun wiederum je nach Situation und unter Beachtung bestimmter Voraussetzungen ordentlich (fristgerecht) oder außerordentlich (vorzeitig fristlos) ausgestaltet werden. In jedem Fall ist auch hier eine rechtzeitige, aber noch etwas umfangreichere Vorbereitung erforderlich.

Ein Verwaltungswechsel kann grundsätzlich von jedem Einzeleigentümer zum Thema gemacht bzw. auf die Tagesordnung einer Eigentümerversammlung gesetzt werden. Im Vorfeld empfiehlt es sich, „Verbündete“ zu suchen und in Erfahrung zu bringen, ob sich unter den Eigentümern überhaupt eine obligatorische Mehrheit für den angestrebten Verwaltungswechsel finden lässt. Ist dies der Fall, sollten bereits jetzt einige neue Verwaltungen angesprochen und um Abgabe eines Vertragsangebotes mit Leistungsumfang und Vergütung gebeten werden. Dazu berechtigt ist jeder Einzeleigentümer. Zu beachten ist, dass zur Bestellung einer anderen Verwaltung ohnehin mindestens drei Vertragsangebote zur Beschlussfassung gestellt werden müssen.

Lässt sich nicht gleich ein geeigneter Nachfolger finden oder kommt eine Fremdverwaltung generell nicht mehr in Frage, kann sich die WEG auf Grundlage eines Mehrheitsbeschlusses vorübergehend oder dauerhaft durch den Verwaltungsbeirat oder einen Eigentümer selbst verwalten. Zu dieser (Interims-)Lösung ist nur zu raten, wenn der eingesetzte Eigenverwalter über Zeit, Zahlengeschick und Grundkenntnisse in der WEG-Verwaltung verfügt. Eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung kann sich spätestens bei Verkauf Ihrer Eigentumswohnung negativ auswirken.

Fristlose Kündigung der WEG-Verwaltung

Wie bei der Mietverwaltung räumt der Gesetzgeber auch bei der WEG-Verwaltung die Möglichkeit einer außerordentlichen Beendigung der Verwaltungstätigkeit aus dringlichem Grund ein (§ 626 BGB). Dies setzt z. B. das Vorliegen eines beträchtlichen Verstoßes der Verwaltung gegen ihre Pflichten voraus. Leichtere Verfehlungen können nach vorheriger Abmahnung zur fristlosen Kündigung legitimieren. Zusätzlich zur sofortigen Kündigung des Verwaltervertrages ist die vorzeitige Abberufung der Verwaltung (ebenfalls aus wichtigem Grund) unerlässlich. Beide Rechtsakte sind autonom zu behandeln und von der Eigentümerversammlung innerhalb von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes mehrheitlich zu beschließen. Die Einberufung der Eigentümerversammlung kann von mindestens einem Viertel der Eigentümer unter schriftlicher Nennung des Zweckes und der Gründe verlangt werden (§ 24 Abs. 2 WEG).

Die vorzeitige Abberufung und Kündigung der Verwaltung kann in Abweichung von einer Eigentümerversammlung auch durch einen Umlaufbeschluss herbeigeführt werden, indem im schriftlichen Verfahren alle Eigentümer ihre Stimme abgeben müssen (§ 23 Abs. 3 WEG). Ist ein wirksamer Umlaufbeschluss zustande gekommen, muss die Verwaltung darüber informiert werden. Wer von den Eigentümern diese Mitteilung macht, sollte praktischerweise als Beschlussvorlage direkt in das Umlaufverfahren integriert werden.

Fristgerechte Kündigung der WEG-Verwaltung

Die Durchführung eines Verwaltungswechsels unter Einhaltung der festgelegten Fristen erfordert ebenfalls die Abberufung der Verwaltung und die ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages, jeweils durch einen von der Eigentümerversammlung gefassten Mehrheitsbeschluss. In Vorbereitung dieser zwei Rechtsakte sollten die Teilungserklärung sowie die Laufzeit und die Kündigungsbedingungen des Verwaltervertrages geprüft werden.

Zum Beispiel kann vertraglich geregelt sein, dass die Abberufung der Verwaltung nur aus wichtigem Grund zulässig ist. Lässt sich die Verwaltung nichts zu Schulden kommen, heißt es praktisch abwarten, bis die Bestellung und der Verwaltervertrag vereinbarungsgemäß enden. Dieses Auslaufenlassen erweist sich sowieso dann als sinnvoll, wenn Amt und Tätigkeit der Verwaltung in absehbarer Zeit an ihr Ende gelangen. Ist die Abberufung nicht auf das Bestehen eines wichtigen Grundes beschränkt und die Verwaltung auch nicht für einen bestimmten Zeitraum bestellt, ist deren Abberufung und ordentliche Kündigung jederzeit statthaft. Generell ist allerdings folgendes zu beachten:

Während das Amt der Verwaltung zwangsläufig mit der Abberufung bzw. dem planmäßigen Ablauf der Bestellung aufgelöst wird, gilt dieser Automatismus für den Verwaltervertrag nicht unbedingt. Die Gültigkeit des Verwaltervertrages kann zwar fest an den Zeitraum der Bestellung gekoppelt sein, sich aber auch verlängern, wenn er nicht rechtzeitig gekündigt wird. Weichen Verwaltervertrag und Verwalterbestellung hinsichtlich der Dauer voneinander ab, muss der Verwaltervertrag mit Auslaufen der Bestellung zum nächstmöglichen Termin gekündigt werden. Wird die fristgerechte Kündigung versäumt, behält die Verwaltung trotz Abberufung ihren Vergütungsanspruch (abzüglich der ersparten Aufwendungen) solange, bis das vertragliche Laufzeitende erreicht ist.

Die Kündigung ist ausgesprochen: Was ist nun zu tun?

Mit der Kündigung ist der Verwaltungswechsel längst nicht abgeschlossen. Spätestens jetzt gilt es, eine neue Verwaltung zu suchen (hier erfahren Sie, worauf bei der Suche geachtet werden sollten). Im Idealfall haben Sie bereits einen Nachfolger gefunden, der nun ganz genau weiß, welche Schritte für die erfolgreiche Abwicklung des Verwaltungswechsels bzw. einen fließenden Übergang notwendig sind und diese zielgerichtet umsetzt.

Der Start der Vorbereitungsmaßnahmen richtet sich nach dem Termin des Verwaltungswechsels. Steht dieser Zeitpunkt fest, und Sie haben uns als neue Verwaltung beauftragt bzw. bestellt (lesen Sie hier nach, wie die Bestellung einer WEG-Verwaltung abläuft), wenden wir uns umgehend an die bisherige Verwaltung, um den Ablauf des Wechsels zu besprechen. Unser Engagement geht dabei soweit, dass Sie sich um kaum mehr kümmern müssen, als um die Erteilung einer Kontovollmacht, wenn nicht ein neues Konto eröffnet wird. Insofern bieten wir Ihnen einen nahezu geräuschlosen Wechselservice.

Nach Möglichkeit vereinbaren wir mit der bisherigen Verwaltung einen vorfristigen Datentransfer und legen Ihre Mietliegenschaft bzw. WEG bereits vor dem Wechseltermin in unserem Verwaltungsprogramm an. Außerdem buchen wir sämtliche Umsätze und Belege des laufenden Wirtschaftsjahres nach (oder auch der abgelaufenen Periode, wenn Sie eine Auswertung oder die Erstellung der Nebenkosten- oder Jahresabrechnung für vergangene Zeiträume wünschen). Sollte sich diese Gelegenheit im Voraus nicht ergeben, sind wir jederzeit in der Lage, uns kurzfristig in die finanziellen und technischen Einzelheiten und die aktuellen Vorgänge des Objektes einzuarbeiten.

Zum Stichtag organisieren wir die Übernahme der Akten, die wir anschließend ausführlich sichten und ggf. neu ordnen. Besonders relevante Dokumente wie Mietverträge, Versorgerverträge, Versicherungspolicen oder anwaltlicher Schriftverkehr werden digitalisiert und auf unserer Online-Plattform zur Verfügung gestellt. Fehlende Unterlagen und Informationen beschaffen wir uns durch Recherchen. Falls erforderlich, nehmen wir eine Stammdatenabfrage zur Vervollständigung und Berichtigung der Wohnungs-, Mieter und Eigentümerdaten vor. Außerdem veranlassen wir die Übertragung vorhandener Kautionen - auf Wunsch gern auf eines unserer Treuhandkonten, das den gesetzlichen Anforderungen der Kautionsverwaltung entspricht. Nicht eingeforderte Mietsicherheiten versuchen wir nachträglich beizutreiben.

Im Rahmen der Verwaltungsübernahme führen wir auch eine Besichtigung durch, um das Objekt und seine Besonderheiten kennen zu lernen. Wir nehmen die Schlüssel entgegen und sorgen für deren sichere Verwahrung und Verwaltung mittels eines Schlüsselmanagementsystems (bei sehr umfangreichen Schlüsselbeständen). Etwaige Leer-Wohnungen erfassen wir und bereiten sie für die Neuvermietung vor. Vertrauen Sie uns neben der kaufmännischen auch die technische Verwaltung an, nutzen wir den Begehungstermin zur Feststellung von Instandhaltungsbedarf und Werthebungspotenzial und leiten daraus Entwicklungskonzepte für Ihre Immobilie ab.

Nicht zuletzt stellen wir uns pünktlich bei sämtlichen Anspruchsgruppen Ihres Auftragsobjektes (u. a. Mieter, Versorger, Abrechnungsdienst, Handwerker, Behörden) mit einem persönlichen Begrüßungsschreiben vor. Zusätzlich fertigen wir für die Treppenhäuser Aushänge mit wichtigen Kontaktdaten an. So beugen wir Post- und Telefonirrläufern vor und gewährleisten eine nachhaltige Umleitung des Informationsflusses.

Selbstverständlich halten wir Sie über den gesamten Prozess informiert, den wir gern inhaltlich und zeitlich mit Ihnen abstimmen. Sind die beschriebenen Aufgaben gewissenhaft erledigt, ist der Verwaltungswechsel weitestgehend vollzogen.

Hinweis: Bei dem vorstehenden Text handelt es sich um einen Erfahrungsbericht aus unserer Praxis, der ausdrücklich keine Rechtsberatung darstellt. Falls Sie Bedarf an rechtlichem Rat haben, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Rechtsanwalt zu wenden.