Modernisierung unserer Telefonanlage und neue Rufnummern

von Gregor Murek, 23. Februar 2022

Begleitet von Umbauarbeiten an unserer lokalen IT-Infrastruktur ist kürzlich unsere neue Telefonanlage modernster Generation in Betrieb gegangen. Der größte Fortschritt, der unseren Arbeitsalltag nachhaltig vereinfachen wird, ist das IP-basierte Telefonieren über den PC mittels einer Softphone-Software. Damit können wir parallel zur herkömmlichen Benutzung unserer Tischtelefone ein- und ausgehende Anrufe sowie interne Gespräche am PC-Bildschirm abwickeln und nachvollziehbar verwalten. Zudem macht die Kopplung mit unserem Hausverwaltungsprogramm Telefonate mit nur einem Klick auf die gespeicherten Rufnummern möglich. Das Programm bietet außerdem ein zentrales Telefonbuch, das unser gesamtes Team einsehen und befüllen kann, sowie eine Chat-Funktion, die als zusätzlicher Kanal für die interne Kommunikation zur Verfügung steht. Weiterhin gibt es einen Kalender zum Eintragen von Abwesenheitszeiten. Die Verknüpfung mit unserer Video-Türsprechanlage vereinfacht den Empfang von Besuchern. Eine Smartphone-App für unsere Diensthandys, die unterwegs sämtliche Funktionen bereitstellt, rundet die Anwendung ab.

Zum Telefonieren sind seit Kurzem auch Bluetooth-Headsets eingerichtet. Sie erhöhen den Arbeitskomfort während unserer sehr stark frequentierten Telefon-Servicezeiten und verbessern die Arbeitsbedingungen im Homeoffice. Denn im Zusammenspiel mit unseren Homeoffice-Notebooks und der Softphone-Software bilden sie ein mobiles Festnetztelefon, mit dem unter der gewöhnlichen Bürorufnummer nach außen telefoniert werden kann. In entgegengesetzter Richtung werden Büroanrufer direkt zum Heimarbeitsplatz durchgeleitet.

Die Modernisierung bedingt auch die Optimierung unserer telefonischen Servicequalität. Dazu tragen auf der Erlebnisebene professionelle Sprachansagen und eine moderne Hintergrundmusik bei. Auf technischer Ebene werden, anders als bisher, bis zu fünf Anrufer automatisch in eine Warteschleife geleitet. Dies steigert unsere Sprechzeitenerreichbarkeit, da nur noch jedem sechsten Parallelanrufer ein Besetztzeichen ausgegeben wird. Außerdem etablieren wir zur Entlastung der Hauptrufnummer erstmals öffentliche Durchwahlen, so dass unsere Mitarbeiter zu den gewohnten Sprechzeiten auch direkt und ohne Weiterverbindung erreichbar sind. Über Urlaub oder Abwesenheit des gewünschten Gesprächspartners informiert fortan eine Ansage.

Derzeit noch in Einrichtung befindet sich ein Anrufer-Management-System, das die Rufverteilung zum richtigen Ansprechpartner später mit einem interaktiven Sprachmenü steuern wird.

Neue Rufnummern

Mit der Inbetriebnahme unserer neuen Telefonanlage gelten neue Rufnummern. Die bisherigen Rufnummern funktionieren jedoch weiterhin und werden entsprechend umgeleitet.

Aus der neuen Stammnummer 69892 leiten sich in Kombination mit ein-, zwei- und dreistelligen Nebennummern alle wichtigen Rufnummern unseres Unternehmensverbundes ab:

Hauptrufnummer: +49 (0)3562 69892-0
Faxnummer: +49 (0)3562 69892-19
Notrufnummer: +49 (0)3562 69892-89

Die Hauptrufnummer ist weiterhin montags und donnerstags jeweils von 08:30 bis 12:00 Uhr und 13:00 bis 17:30 Uhr geöffnet. Die Notrufnummer ist für dringende Notfälle außerhalb dieser Sprechzeiten vorgesehen. Zu beachten ist, dass die Inanspruchnahme ohne Vorliegen eines Notfalls künftig mit einer Gebühr von 65 Euro behaftet ist. Die bereits weiter oben erwähnten Mitarbeiter-Durchwahlen werden wir nach und nach im Rahmen der laufenden Korrespondenz mit unseren Anspruchsgruppen bekannt geben.